Czy można zawiadomić o IOD przez pełnomocnika i jak to zrobić?

Czy można zawiadomić o IOD przez pełnomocnika? 

O wyznaczeniu (zmianie danych lub odwołaniu) IOD lub zastępcy IOD administratorzy/podmioty przetwarzające mogą zawiadomić przez pełnomocnika. Taką możliwość przewidują zarówno przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (art. 10 ust. 2), jak i przepisy ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (art. 46 ust. 9). 

Takim pełnomocnikiem nie może być jednak IOD (zastępca IOD). Udzielenie inspektorowi ochrony danych pełnomocnictwa do występowania w imieniu administratora/podmiotu przetwarzającego (reprezentowania administratora/podmiotu przetwarzającego) przed organem nadzorczym (UODO) w sprawach z zakresu ochrony danych osobowych (w tym zawiadamiania o wyznaczeniu IOD) stoi w kolizji z nakazem nienakładania na IOD zadań powodujących konflikt interesów oraz zakazem otrzymywania przez IOD instrukcji dotyczących wykonywania zadań.

Ponadto , aby zawiadomienie dokonane przez pełnomocnika było skuteczne, pełnomocnik musi pamiętać o spełnieniu warunków związanych z elektroniczną postacią zawiadomienia oraz elektroniczną formą pełnomocnictwa, a także o przesłaniu wraz z zawiadomieniem pełnomocnictwa i dowodu uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa (chyba że przepisy zwalniają od jej uiszczenia). Przed przystąpieniem do wysłania zawiadomienia warto przygotować sobie pełnomocnictwo oraz dowód dokonania opłaty skarbowej.

Jaka powinno wyglądać pełnomocnictwo dla osoby zgłaszającej IOD?

Urząd Ochrony Danych Osobowych nie narzuca konkretnego wzoru pełnomocnictwa udzielonego osobie zgłaszającej IOD (zastępcę IOD). Ważne jest, aby z treści pełnomocnictwa wynikało upoważnienie do wykonania takiej czynności. Pełnomocnictwo może mieć charakter ogólny i obejmować wiele różnych czynności dokonywanych przed organem lub dotyczyć tej konkretnej czynności (przesłania zawiadomienia dot. IOD lub jego zastępcy). W każdym przypadku musi być ono udzielone przez osobę uprawnioną do reprezentowania administratora/podmiotu przetwarzającego.

W jakiej formie administrator/podmiot przetwarzający powinien udzielić pełnomocnictwa?

Jeżeli zawiadomienie dotyczące IOD ma być dokonane przez pełnomocnika, to pełnomocnictwo powinno zostać udzielone w formie elektronicznej. 

Co należy rozumieć przez formę elektroniczną pełnomocnictwa?

Pełnomocnictwa należy udzielić w formie elektronicznej, co oznacza, że powinno być ono (np. dokument w formacie DOC.) opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP złożonym przez osobę lub osoby udzielające pełnomocnictwa (zgodnie z reprezentacją administratora/podmiotu przetwarzającego). 

Możliwe jest także dołączanie pełnomocnictwa uwierzytelnionego elektronicznie przez notariusza. W takim przypadku do zawiadomienia należy załączyć pełnomocnictwo poświadczone za zgodność przez notariusza i opatrzone jego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zgodnie z art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie).

Co istotne, dokument podpisany własnoręcznie i zeskanowany nie jest uznany za prawidłową formę pełnomocnictwa. Sam skan pełnomocnictwa nieopatrzony podpisem w powyżej wskazany sposób, nie będzie miał właściwej, tj. elektronicznej, formy.

Czy do zawiadomienia trzeba dołączyć pełnomocnictwo?

Jeśli zawiadomienia dokonuje pełnomocnik wtedy do każdego zawiadomienia musi być dołączone pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej.

Wyjątek stanowi sytuacja gdy pełnomocnik jest ujawniony w CEIDG. Wtedy nie musi przesyłać pełnomocnictwa, wystarczające bowiem jest to, że widnieje on w CEIDG.

Natomiast przesłanie jedynie pełnomocnictwa bez załączenia stosownego zawiadomienia jest nieprawidłowe.

Czy od pełnomocnictwa należy uiścić opłatę skarbową?

Gdy zawiadomienia dotyczącego IOD (zastępcy IOD) dokonuje się przez pełnomocnika, trzeba pamiętać o uiszczeniu opłaty skarbowej. Można to zrobić wpłacając na konto bankowe Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy Centrum Obsługi Podatnika, którego numer dostępny jest pod następującym linkiem https://warszawa19115.pl/-/oplata-skarbowa). W tytule wpłaty, wraz z treścią „opłata skarbowa za pełnomocnictwo”, należy zamieścić skrót „Prezes UODO”. 

Czy pełnomocnik powinien dołączyć do zawiadomienia potwierdzenie dokonania opłaty skarbowej?

Jeśli zgłoszenia dotyczącego IOD dokonuje pełnomocnik, do zawiadomienia - poza pełnomocnictwem w formie elektronicznej - należy załączyć dowód uiszczenia opłaty skarbowej w postaci dokumentu wykonania zlecenia przelewu przez system bankowości elektronicznej lub w postaci skanu otrzymanego dowodu wpłaty (w przypadku wpłaty za pośrednictwem poczty lub w kasie urzędu).

Wyjątki:

Opłaty od złożonego pełnomocnictwa nie uiszcza się m.in. w przypadku, gdy mocodawcą jest podmiot określony w art. 7 pkt. 1-5 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, a więc np. jednostki budżetowe, jednostki samorządu terytorialnego, organizacje pożytku publicznego.

Czy pełnomocnik powinien weryfikować prawidłowość przesłanego przez niego zawiadomienia? 

Oceny poprawności zawiadomienia powinien dokonać samodzielnie zgłaszający, w tym pełnomocnik.

Jeśli zawiadomienie złożone przez pełnomocnika nie spełniało warunków omówionych w powyższych odpowiedziach konieczne jest jego ponowne przesłanie. 

Należy też pamiętać, że wraz z ponownym zgłoszeniem i przedstawieniem do niego prawidłowego dokumentu pełnomocnictwa, należy ponownie wnieść opłatę skarbową. Art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy o opłacie skarbowej nie wiąże powstania obowiązku podatkowego w opłacie skarbowej z faktem ustanowienia pełnomocnika ani istnienia już w obrocie ważnego umocowania, ale z faktem złożenia tego dokumentu (jego odpisu, wypisu lub kopii). A zatem ustawa podatkowa jednoznacznie stanowi, że obowiązek ten powstaje „z chwilą złożenia dokumentu” (patrz wyrok WSA w Szczecinie z 6.02.2013 r., sygn. akt I SA/Sz 737/12).